Периодически в компаниях возникает необходимость отправлять работника в командировку в другую местность, отличную от местонахождения предприятия, для решения производственных вопросов в интересах фирмы. Командировкой считается выполнение работником задания свыше одного дня вне своего рабочего места. Для ее оформления руководитель должен составить приказ о направлении работника в командировку.
В настоящее время приказ о командировке остается основным обязательным для заполнения документом при отправлении работника в служебную поездку. С 2015 года организация может не составлять служебное задание, отчет о командировке и командировочное удостоверение. Их применение оставлено на усмотрение компании, и если эти документы используются, информация об этом должна быть отражена в соответствующем внутреннем акте.
На больших предприятиях существует также планирование предстоящих командировок на текущий год, которое оформляется в виде утвержденного графика.
За несколько дней до служебной поездки руководитель принимает решение о командировании сотрудника в соответствии с нуждами предприятия. Он может издать служебное задание или в устной форме поручить отделу кадров составить приказ на командировку. При этом он должен обозначить ответственных лиц, цель, место и срок командировки. Поэтому для избежания недоразумений, желательно все же составлять документальное обоснование, которое будет содержать все эти сведения.
На основе полученного распоряжения инспектор отдела кадров составляет приказ о командировке и доводить его содержание до сведения направляемого в служебную поездку работника. Этот документ необходим для получения финансирования предстоящих расходов, а также правильного оформления отсутствия работника. После ознакомления сотрудник, как правило, составляет служебную записку с предварительным расчетом предстоящих затрат на поездку, на основе которой ему выделяются денежные средства.
Командировка в табеле учета рабочего времени отмечается специальным буквенным кодом «К» или цифровым «06». В данное время за работником сохраняется его рабочее время и средний заработок.
На усмотрение руководства в организации могут составлять командировочное удостоверение, в котором в день отъезда делается отметка о выбытии сотрудника. Также, если это установлено внутренними правилами документооборота, то при отбытии и прибытии сотрудников кадровый работник может делать отметки в журнале регистрации командированных работников.
Как правильно составить приказ на командировку
Приказ оформляется либо на , либо путем применения унифицированных форм Т-9 или Т-9а. Специализированные программы предоставляют возможность заполнять приказы по стандартным формам автоматически.
В верхней части документа записывается название компании, код ее регистрации в статистике . Далее указывается дата издания приказа, его номер по порядку, который фиксируется в книге регистрации предприятия.
После этого необходимо заполнить личные данные сотрудника, отправляемого в командировку, его табельный номер, должность, наименование структурного подразделения - его места работы в организации.
Приказ на командировку должен обязательно содержать информацию о месте служебной поездки с расшифровкой страны, города и названия принимающей организации. Также заполняется информация о продолжительности поездки в календарных днях с точным указанием дня начала и окончания служебной поездки.
Ниже нужно внести запись о цели направления сотрудника в командировку, и определить организацию, которая будет осуществлять финансирование данной поездки.
Инспектор кадров должен заполнить основание для командировки. Это может быть договор, план командировок, служебное задание (если оно составляется) и т. д.
Документ заверяется подписью руководителя компании с указанием его должности и личных данных.
С приказом работника нужно ознакомить под роспись с расшифровкой Ф.И.О и проставлением даты подписания.
Нюансы
При командировании группы работников фирмы может оформляться общий приказ по стандартной форме Т-9а. В нем данные представлены в виде таблицы, в столбцах которой указываются поименно все направляемые в командировку сотрудники, а в строках обязательные для заполнения реквизиты.
В основном финансирование служебных поездок осуществляется за счет средств организаций, отправляющих своих работников. На практике встречаются случаи, когда эти расходы может нести сторонняя организация (например, принимающая сторона). В этом случае в соответствующей строке указывается наименование предприятие, отличное от фирмы-работодателя сотрудника.
Довольно часто предприятия и организации отправляют своих сотрудников в командировки по служебной необходимости. Это может быть связано с обменом опытом, межведомственной кооперацией, выполнением различных договорных обязательств и т. д. Вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются главой 24 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Здесь отражено само понятие такой поездки с производственной или другой необходимостью, вопросы возмещения работникам расходов на эти цели, гарантии сохранения рабочего места (должности).
Унифицированная форма Т 9 представляет собой приказ по предприятию или организации о направлении работника в командировку. Следует отметить, что с начала 2015 года в законодательном порядке произошла отмена ранее действовавших командировочных удостоверений и служебных заданий (подп. е п. 2 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). С августа 2015 года отпала необходимость вести журнал учета отправляемых в командировки работников (п. 3 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
В настоящее время унифицированная форма Т 9 приказа с прилагаемым авансовым отчетом, включающим все расходные документы, связанные с выполнением служебного задания руководства предприятия - это единственные документы, подтверждающие направление работника в командировку. Бланк такого приказа заполняется специалистом кадровой службы.
Унифицированная форма Т 9 используется и индивидуальными предпринимателями для направления своих наемных работников в служебные командировки.
Образец заполнения унифицированной формы Т 9
Бланк приказа о направлении работника в служебную командировку должен быть заполнен без ошибок и включать все необходимые данные для бухгалтерского расчета. С целью недопущения погрешностей рассмотрим образец заполнения формы.
Заполненный бланк унифицированной формы Т 9 приказа о направлении работника в командировку включает следующие данные:
- наименование организации указывается в верхней части формы;
- ОКПО;
- номер и дата составления оформляемого приказа;
- табельный номер и ФИО командированного;
- название структурного подразделения, если есть;
- указание занимаемой должности;
- место назначения командировки;
- период времени командировки в календарных днях с расшифровкой дат начала и окончания поездки;
- цель, которая должна быть достигнута в процессе командировки;
- за счет каких средств финансируется командировка;
- основания для направления работника в командировку;
- подпись руководителя предприятия или организации;
- подпись командированного специалиста об ознакомлении с приказом.
Образец заполнения демонстрирует, как вводить данные.
10.09.2019
Командировка – это поездка работника в другую местность для достижения определенных производственных целей, поставленных перед ним начальством.
Данное мероприятие требует соответствующего документального оформления.
Порядок действий, который должен быть при этом соблюден, отражен в трудовой документации РФ и нормативных актах, действующих на территории конкретной компании.
Нужен ли для направления работника в служебную поездку?
Приказ о направлении в командировку является одним из основных документов, оформляемых для рабочей поездки. Распоряжение должно быть составлено в каждом случае, независимо от особенностей командировки.
Несколько лет назад многие командировочные документы утратили статус обязательных. К примеру, задание на командировку.
Важно учесть, что с приказом о направлении в командировку такого не произошло. Этот документ – один из немногих, который подлежит обязательному оформлению.
Издание приказа указанного характера запускает дальнейший процесс. Готовится остальная документация, закупаются билеты, .
Основание для оформления
Перед тем как перейти к оформлению приказа о направлении в командировку, работодатель получает или самостоятельно составляет документ, который в дальнейшем выступает в качестве основания для издания распоряжения.
Скачать образец заполнения приказа о направлении в служебную командировку одного сотрудника –
Как оформить на нескольких человек?
Если в командировку отправляется группа лиц, в приказ вносится информация о каждом сотруднике. В таком случае распоряжение оформляется с учетом стандартных требований. Единственное исключение – данные о командированных работниках отражаются в таблице.
В форме приказ Т-9 присутствует таблица, в которую можно внести данные о 3-х сотрудниках. При необходимости она может быть расширена на большее количество лиц.
Скачать бланк приказа о направлении в поездку нескольких работников форма Т-9а – .
Пример составления в произвольной форме
Если на предприятии приказ о направлении в командировку оформляется в произвольной форме, отметка о таковой должна присутствовать во внутренней документации фирмы.
Скачать образец приказа о направлении в поездку в произвольной форме –
Примерная структура распоряжения может выглядеть следующим образом:
Форму по ОКУД 012345
ОКПО 456789123
Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)
Приказ № 111
о направлении сотрудника в командировку
Направить в служебную командировку Никитина Максима Дмитриевича, специалиста отдела маркетинга. Табельный номер – 1234567. Место назначения – Московская область, город Сергиев Посад. Компания «Квадра».
Общая продолжительность командировки – 4 дня. Дата отъезда – 1 ноября 2019 г, дата возвращения — 4 ноября 2019 г.
Цель рабочей поездки – согласование плана дальнейшей работы с компанией-партнером ООО «Квадра». Командировка оплачивается за счет работодателя.
Основание для поездки – служебная записка руководителя отдела маркетинга от 28 октября 2019 – Соловьева Р. Ю.
Генеральный директор ООО «Василек» Комсомолов В.Ю. Подпись
С распоряжением ознакомлен. Сотрудник отдела маркетинга Никитин М.Ю. Подпись
Приказ на командировку (форма Т-9, Т-9а) – распорядительный документ, направляющий сотрудника организации в командировку. Если возникает необходимость отправить сотрудника в командировку, то прежде всего нужно составить соответствующий приказ. Минфином разработаны унифицированные формы Т-9 для одного сотрудника и Т-9а для группы сотрудника, проще всего будет воспользоваться именно этими бланками. Скачать бланки форма Т9 и Т9а можно в конце статьи.
Как составить приказ на командировку? Рассмотрим заполнение приказа на примере оформления командировки одного сотрудника по форме Т9.
Образец заполнения приказа на командировку (форма Т-9)
В унифицированной форме Т-9 все продумано, поэтому заполнение данного бланка не вызовет никаких затруднений. Рассмотрим основные данные в документе:
- Ставим дату оформления приказа, присваиваем ему индивидуальный номер. Также вверху бланка не забываем указать наименование организации и его ОКПО.
- В теле приказа указываем персональные данные работника, направляемого в командировку: ФИО, должность, структурное подразделение, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
- Указываем информацию о месте направления сотрудника, то есть в какой населенный пункт отправляется командируемый и в какую организацию.
- Сроки командировки указываются цифрами, первый день командировки - это день отъезда из населенного пункта постоянного места работы, последний день - это день приезда в место постоянной работы.
- Цель командировки прописываем в зависимости от , выданного работнику.
- При необходимости заполняем строку «командировка за счет средств», указываем источник финансирования командировки.
Как правило, руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, составляется служебное задание, которое приводится в приказе на командировку в строке «основание». Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Пример оформления приказа на командировку сотрудника
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку производится на основании соответствующего приказа. Как составить приказ о направлении в командировку, расскажем в нашей консультации, а также приведем для приказа на командировку образец 2018 - 2019 года.
Составляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в командировку составляется в произвольной форме. Для удобства можно использовать унифицированные бланки, которые в настоящее время не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Так, в качестве образца приказа о командировке работника можно использовать унифицированную форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». А если необходимо оформить направление в командировку сразу нескольких сотрудников, удобно воспользоваться формой № Т-9а (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Независимо от того, составляется ли приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, образец приказа о направлении в командировку должен содержать, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку в приказе целесообразно указать также цель направления работника в командировку.
С приказом о командировке необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о направлении работника в командировку образец заполнения.
Для приказа о командировке (образец 2018 - 2019) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке.
Если командировка отменяется по какой-либо причине, можно составить соответствующий приказ по форме, приведенной в отдельной .
В тех случаях, когда постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, речь идет не о служебных командировках, а о служебных поездках (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В то же время направление работника в служебную поездку может также сопровождается составлением приказа по форме, приведенной выше.
Обращаем внимание, что для признания расходов по командировке или служебной поездке в целях налогообложения прибыли составление приказа обязательно.